Una intranet al servizio dei processi e dei documenti dell'organizzazione
La tecnologia ci offre i mattoni logici per un approccio concreto e operativo: CONTENUTI / PROCESSI / SCHEMA ORGANIZZATIVO / SPAZI VIRTUALI
Contenuti
Nel nostro mondo, tutto ciò che è rappresentabile in formato digitale strutturato è un contenuto:
- l'unità di base del lavoro quotidiano di un singolo o di un gruppo sulla conoscenza prodotta in un ufficio, una Organizzazione, una Comunità.
- il set di dati che rappresentano una persona nel proprio lavoro e nell'ambito della sua organizzazione: il profilo aziendale sulla Intranet, l'insieme di comunicazioni di lavoro inviate e archiviate in base ai progetti.
- un gruppo di informazioni caratterizzate da uno stato (bozza privata, visibile soltanto al suo Autore, bozza pubblica, visibile ai revisori abilitati, o documento pubblicato, visibile a chi ne ha diritto.
- un file, una cartella di file, un assieme di dati, una combinazione dei tre; un'astrazione dinamica che estemporaneamente rappresenta altri contenuti rispondenti a criteri di ricerca strutturati; l'astrazione che rappresenta un Ente, un Ufficio, una persona, una relazione tra di essi… e gli esempi potrebbero continuare.
I contenuti di tipo documentale sono versionati, storicizzati, e protetti dai conflitti in fase di modifica. Un potente motore di ricerca consente di rintracciare i contenuti sia in modo full text che attraverso i metadati a essi associati, e agevola il reperimento dei documenti e la gestione degli iter.
Processi
Ogni contenuto si compone di un set di metadati che comprendono ad esempio gli attributi a esso associati, le parole chiave utilizzabili in fase di ricerca, ed eventuali file allegati. Tra i metadati, spicca lo stato: ad esempio, per un testo, bozza privata visibile al solo autore, bozza pubblica (visibile ai revisori abilitati a valle dell'evento sottometti per la pubblicazione), e pubblicato (visibile a tutti a valle del processo di pubblicazione).
Questo paradigma "stati-eventi" si basa su worflow (flussi di lavoro) che governano il passaggio tra i diversi stati: essi possono essere modellati per riprodurre i vostri processi aziendali, di natura documentale o tecnologica.
Schema Organizzativo
In ogni organizzazione (azienda o ente Pubblico) l'efficacia e l'utilità della Intranet sono direttamente proporzionali al suo grado di rispondenza alle organizzazioni del mondo reale.
Superiamo le normali categorie di utenti, gruppi e profili, alla base di ogni sistema CMS, per riprodurre in modo realistico le organizzazioni del mondo reale, grazie ad un sistema flessibile per l'attribuzione di relazioni tra persone e tra unità organizzative, che vengono mappate all’interno del sistema.
Enterprise 2.0
Con l'ampliamento dell'ambito delle funzionalità e dei processi supportati e la convergenza delle applicazioni IT verso il web, gli stessi confini tra ciò che è Intranet e ciò che sono gli altri sistemi informativi diventano sempre più sfumati e convenzionali. Le Intranet assumono una nuova centralità nei sistemi informativi di nuova generazione, trasformandosi da canale di comunicazione e di informazione prevalentemente unidirezionale e top-down (prima era) a quello che possiamo definire il virtual workspace, uno spazio di lavoro integrato dove le persone possono trovare quanto serve per lavorare, conoscere, informarsi ed interagire (seconda era).
La vostra intranet
E' chiaro che con questi mattoni, ognuno adattabile alle esigenze dell'azienda o dell'Ente, si può andare molto lontano. Prendendo in considerazione fattori tra cui modello organizzativo, dimensione, quantità e la natura delle vostre applicazioni aziendali e delle basi dati ad esse soggiacenti, RedTurtle Technology è in grado di offrirvi la Intranet che meglio si adatta alla vostra situazione, che potrà collocarsi a differenti livelli di un percorso evolutivo nel quale possiamo supportarvi passo dopo passo.
Tipicamente, se ne possono ricavare soluzioni per i seguenti ambiti:
- Gestione del Sistema Gestione Qualità aziendale
- Gestione della documentazione tecnica
- Gestione Atti Amministrativi (Protocollo, Delibere, Determine, Albo Pretorio) di un Ente Pubblico
- Gestione parco dealers di un'azienda
- Sistemi ERP Light con gestione flussi documenti amministrativi in entrata e in uscita (fatturazione attiva e passiva)
- Sistemi di Project Management
- Sistemi DMS per gli Enti e le Aziende