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Gestione Documentale con Scrivania Virtuale

Una "Intranet intelligente" con una suite di applicazioni Plone, che integrano gestione documentale e gestione pratiche con i processi di un Ente certificato ISO 9001:2000.

 

BEST PRACTICES

La capacità progettuale della Provincia di Ferrara, testimoniata tra l'altro dal conseguimento della certificazione UNI EN ISO 9001:2000, nel tempo si è espressa anche nella progettazione di efficaci soluzioni informatiche, attraverso il supporto di partner tecnici qualificati e la formazione di personale interno.

A riprova di questa attitudine a cogliere il vero significato del cambiamento tecnologico, sta l'iniziativa di migrazione e sviluppo dei propri sistemi informativi interni (Intranet, gestione documentale e dei procedimenti) sulla piattaforma open source Plone.

Ma perché migrare soluzioni avanzate e di eccellenza, che già nella loro attuale configurazione soddisfano perfettamente l'Ente e suscitano commenti favorevoli da parte delle non poche pubbliche amministrazioni che visitano i sistemi informativi della Provincia a caccia di ispirazione?

La Provincia, con questa scelta, vuole mostrare attenzione ai nuovi scenari informatici, rispetto per il denaro pubblico e volontà di valorizzare al massimo le proprie risorse umane.

Il CMS Plone è "open source" (quindi, privo di costi d'acquisto), accessibile (quindi, rispettoso delle diverse abilità degli utenti), interamente gestibile da browser (quindi, indipendente da altri software di preparazione dei contenuti), immediato (gli operatori intervengono direttamente sui contenuti), sicuro (l’applicazione mostrerà solamente i contenuti che hanno passato una filiera di approvazione) e flessibile (quindi arricchibile di sempre nuove funzioni).

Ma c'è di più: con questo passaggio, la Provincia di Ferrara si guadagna un posto fra i primi Enti Pubblici italiani a aderire a PloneGov (www.plonegov.org), la best practice europea che unisce le Pubbliche Amministrazioni utilizzatrici di Plone. In questo modo, da una parte mette a disposizione di altri Enti di tutto il mondo l'esperienza maturata e il software sviluppato, e dall'altra acquista il diritto ad accedere gratuitamente alle soluzioni Plone che altri Enti partecipanti hanno deciso di condividere.

 

Le soluzioni sviluppate sono modulari e disponibili per essere riusate dalle amministrazioni interessate.

 

I principali moduli disponibili sono:

 

Grigio

E' lo strumento - di semplice utilizzo - che consente di realizzare e trattare documenti ufficiali e/o interni. In particolare, questa soluzione consente all'utente di creare lettere in partenza (che vengono poi sottoscritte digitalmente, protocollate ed inviate anche per PEC) o comunicazioni interne fra gli uffici delle quali è necessario mantenere traccia.

La soluzione è completata dal modulo di firma digitale e deve essere integrata con il protocollo.

 

Modulistica interna

Lo strumento consente di gestire delle form per l'invio di richieste tra uffici. Anche queste vengono firmate digitalmente e poi inviate all'ufficio competente attraverso un sistema di workflow. Al momento sono disponibili moduli per la gestione delle credenziali per l’accesso ai  sistemi informativi e per le richieste di forniture di beni e servizi del provveditorato acquisti.

 

Scrivania virtuale

E' l'ambiente che permette di avere il colpo d’occhio delle pratiche in arrivo o da firmare (lettere, comunicazioni interne, modulistica, atti, ecc.), e di trasferire propria documentazione da un ufficio all'altro per la firma o per la gestione.

La scrivania virtuale può essere consultata relativamente alle proprie attività o a quelle dell'Ufficio.

 

Il grigio, la modulistica interna e la scrivania virtuale sono integrati con l'organigramma dell'Ente e con gli strumenti di gestione della certificazione di qualità.

 

Organigramma

Il modulo gestisce gli utenti (dipendenti della Provincia) per struttura di appartenenza e ne definisce le politiche di accesso ai diversi applicativi in uso.

 

 

Schede processo

E' lo strumento che consente di gestire i processi dell'Ente secondo gli standard della certificazione UNI EN ISO 9001:2000. La soluzione può essere utilizzata anche da Enti non certificati che ritengano utile una gestione dei procedimenti in grado di monitorarne tempi e modalità.

Quasar

Integrato con la base dati delle schede processo, il Quasar consente la gestione delle pratiche e dei fascicoli. Si tratta pertanto di un sistema di workflow strutturato in grado di trattare richieste provenienti dall'esterno ma anche progetti interni legati agli obiettivi dell'Ente.

Oltre alla gestione totalmente digitale delle pratiche e dei fascicoli (grazie all'integrazione con il protocollo), il Quasar permette il pieno monitoraggio dell'attività dell'Ente e dei tempi di gestione delle diverse tipologie di pratiche.

La strutturazione dei processi per la gestione attraverso Quasar ne consente il ripensamento in termini di snellezza ed efficienza.

Altri strumenti per la gestione della Qualità sono NCO, il modulo relativo alle non conformità, e Msod per la soddisfazione degli utenti.

Sono inoltre di prossimo sviluppo le componenti relative agli atti monocratici e al protocollo informatico – integrati con gli applicativi di gestione documentale e con la casella di posta elettronica certificata istituzionale.

Risultato finale del progetto sarà la piena realizzazione in tecnologia open source Plone della intranet provinciale, l'ambiente virtuale condiviso che consente l'accesso a tutti i principali strumenti di lavoro quotidiani, a ciascuno secondo le proprie specificità.

Data: agosto 2012

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