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Portale e Intranet

Una intranet e un portale pubblico Plone coordinati, per gestire le strategie di comunicazione di una AUSL - supporto a redazioni distribuite, controllo centralizzato e workflow personalizzati aiutano l'Ente a risparmiare lavorando meglio

L'Azienda USL di Ferrara è composta da sei ospedali e tre distretti che comprendono 26 comuni, e fornisce servizi ad un'area che comprende i ventisei comuni della provincia e fornisce servizi su di un'area totale di 2.632 Kmq.

Ciò ha comportato, e comporta, una significativa complessità nell'accesso ai servizi, e nella creazione di un circolo di conoscenza mantenuta e diffusa - indispensabile premessa per sviluppare un senso d'appartenenza all'Azienda e una visione condivisa, nello sfavorevole contesto in cui gli operatori che lavorano in sedi periferiche e i fornitori esterni convenzionati non sono facilmente coinvolti.

Di conseguenza, l'AULS ha ripensato il proprio sito Web, per sviluppare un efficiente circuito di comunicazione integrata. Lo “scenario WEB” con cui il servizio ICT e il servizio Comunicazione e Stampa si sono confrontati nella prima fase del progetto (2005) era caratterizzato da mancanza di struttura, contenuti disomogenei, e mancanza di responsabilità sulla loro produzione: il servizio ICT era semplicemente responsabile di pubblicare i contenuti, molto differenti per formato e natura, forniti in modo sparso dai vari uffici e servizi.

Grazie ai suoi sistemi di sicurezza ed autenticazione, Plone fin dall'inizio ha richiesto la definizione di ruoli e aree di responsabilità, ed ha così permesso a tutti i servizi dell'Azienda una piena autonomia nell'inserimento, implementazione e aggiornamento di contenuti su Web. Ciò ha consentito la costruzione di canali di comunicazione e informazione diretti tra i “proprietari” e i “destinatari” di qualsiasi notizia, con l'eliminazione quasi completa di informazione mediata (a parte un workflow Plone che comprende l'indispensabile validazione da parte dell'Ufficio Comunicazione, che attua una strategia di comunicazione integrata per tutti i contenuti destinati al portale pubblico).

Le decisioni assunte per raggiungere gli obiettivi sopra descritti si sono dimostrate molto efficaci. Esse comprendono:

  1. Utilizzare un sistema LDAP open source per verificare le credenziali degli utenti, sia per l'accesso alle aree riservate, sia per l'autorizzazione ad inserire nuove notizie.

  2. Definire un singolo punto di inserimento delle notizie: i contenuti sono inseriti solo sulla Intranet e, una volta rivisti, possono essere pubblicati sulla Intranet o sul portale pubblico. Non c'è bisogno di inserire la stessa notizia due volte, ma solo una, con l'ovvio vantaggio di risparmiare tempo e evitare possibili disallineamenti dei contenuti.

  3. Delegare l'inserimento e modifica dei contenuti ai responsabili delle varie unità operative (uffici e servizi).

  4. Limitare un ulteriore passo di validazione (a cura dell'Ufficio Comunicazione) ai soli contenuti che appaiono in Home Page, dato che essa può essere considerata la vetrina dell'Azienda.

Oltre a questo, il nuovo sistema - sebbene basato su un singolo ambiente di lavoro - grazie a un workflow personalizzato ha consentito la creazione di un sito interno diversificato (Intranet) rispetto a quello esterno (Internet), una distinzione fondamentale per mirare a pubblici specifici con contenuti specifici.

Sviluppi pianificati comprendono una completa revisione della Intranet, per creare un ambiente specifico degli impiegati, non solo mirato a fornire informazioni, ma anche a svolgere online una serie di attività attualmente gestite in modo non virtuale (consultazione buste paga, compilazione di moduli, controllo dei rapporti sulle telefonate...).

Prossimo passo, una più estensiva implementazione di strumenti di comunicazione Web (newsletter, blog, forum...) che rappresenta anche per la comunicazione di un'AUSL un significativo, e non lontano, traguardo.

Data: agosto 2012

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